Numérisation et IA
Photo ou scan multipage, du format A4 au A2. L'intelligence artificielle lit le texte et prépare la fiche : rubrique, titre, date, émetteur, échéance.
Application réalisée pour l'Agence Gabonaise de Presse
ARCHIVA
ARCHIVA
les archives et le courrier de l'AGP, partout.
Numérisez, classez et retrouvez chaque document en quelques secondes. Suivez le courrier de son arrivée à son classement, depuis un ordinateur ou un téléphone.
Application Android
Scannez le QR code avec l'appareil photo de votre téléphone pour télécharger l'application.
Touchez le bouton pour télécharger l'application sur ce téléphone.
Télécharger l'APK9 fonctions · 33 rubriquesLe plan de classement de l'AGP
Moins d'une minutepour que l'IA lise et décrive un document
Ordinateur et téléphoneUne seule application pour tous les postes
100 % tracéChaque consultation et modification est journalisée
Fonctionnalités
Tout ce qu'il faut pour des archives modernes
De la numérisation à l'élimination réglementaire, ARCHIVA couvre tout le cycle de vie des documents et du courrier.
Classement et cote
Chaque document trouve sa place dans le plan de classement de l'AGP et reçoit une cote unique, avec sa durée de conservation.
Étiquettes QR
Une étiquette imprimable pour chaque boîte d'archives : scannée au téléphone, elle ouvre directement la fiche ou le contenu de la boîte.
Recherche plein texte
Un mot présent dans le document suffit, même scanné. Filtres par fonction, année, type de document et province.
Registre du courrier
Arrivées et départs numérotés, imputation par la Direction générale, délais, rappels automatiques et classement aux archives.
Même sans réseau
Sur téléphone, le courrier enregistré hors connexion part tout seul au retour du réseau. Idéal pour les bureaux provinciaux.
Archiver
L'IA propose, l'agent décide
Déposez un PDF ou photographiez un document : en quelques secondes, sa fiche est pré-remplie. Rien n'entre aux archives sans validation.
- Texte intégral extrait, même d'un scan
- Échéances repérées automatiquement (baux, assurances…)
- Analyse désactivable pour les documents sensibles
Courrier
Plus aucun courrier égaré
Du secrétariat au service chargé de la réponse, chaque étape est datée et tracée. Les retards sont signalés avant qu'il ne soit trop tard.
- Numéros ARR et DEP attribués automatiquement
- Notification immédiate de l'agent imputé
- Réponse rattachée au courrier d'origine
Sécurité
Des archives protégées comme un coffre
Double authentification
Mot de passe et code reçu par e-mail à la connexion. Les comptes sont créés uniquement par la Direction générale.
Accès selon le profil
Quatre profils et trois niveaux de confidentialité, contrôlés par le serveur : chacun ne voit que ce qu'il est autorisé à voir.
Journaux infalsifiables
Consultations, téléchargements et décisions sont inscrits dans un journal que personne ne peut modifier.
Installation
Installer ARCHIVA sur un téléphone Android
Quatre étapes, environ deux minutes. L'application n'est pas encore sur le Play Store : elle s'installe à partir de ce fichier officiel.
Télécharger
Scannez le QR code ci-dessus ou touchez « Télécharger l'APK » depuis le téléphone.
Ouvrir le fichier
Ouvrez « ARCHIVA-AGP.apk » dans les téléchargements ou depuis la notification.
Autoriser
Si Android le demande, autorisez l'installation depuis votre navigateur (Chrome, par exemple), puis revenez en arrière.
Se connecter
Ouvrez ARCHIVA et connectez-vous avec l'adresse et le mot de passe provisoire remis par la Direction générale.
Téléchargez ARCHIVA uniquement depuis cette page du site d'OLOUOMO LAB. Ne l'installez jamais à partir d'un fichier reçu par message ou par WhatsApp. Une mise à jour s'installe de la même façon, par-dessus l'ancienne version.
Une application réservée aux agents de l'AGP
Les comptes sont créés par la Direction générale de l'Agence Gabonaise de Presse. Pour une question sur ARCHIVA ou pour un projet semblable dans votre institution, contactez OLOUOMO LAB.